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档案管理规定
发布时间:2015-10-14 8:29:25  阅读量:

采购与招标管理中心档案管理规定

为加强学校采购与招标档案管理工作,根据教育部《普通高等学校档案管理办法》和《中国地质大学(武汉)档案管理办法》(试行)相关规定,结合中心实际,制定本规定。

一、各科室设档案管理员1名,负责档案的立卷、保管(移交档案馆前)、归档、销毁等工作。

二、档案管理应严格执行学校档案管理有关规定,技术整理符合档案馆规定的业务技术标准。

三、档案类别:

(一)文书档案类:中心相关规章制度、管理办法、文件、会议纪要、工作规划、工作计划、工作总结、统计报表、档案归档交接清单等。  

(二)业务档案类

  1、货物采购档案

  2、工程采购档案

  3、教材、图书采购档案

  4、服务采购档案 

四、档案整理与归档:

(一)文书档案类。文书档案由综合科负责收集、整理、归档。

(二)业务档案类。

  1、采购项目完成后,采购项目各经办人员应及时将采购过程中相关资料进行收集、整理后,移交给档案管理员整理立卷;

  2、业务档案移交档案馆归档前,由档案管理员牵头,其他人员共同参与,进行检查与重新整理,严格按照档案馆的归档要求,及时做好业务档案的移交归档工作。

  3、业务档案归档材料包括:

(1)采购申报材料(含采购申报表及相关材料、采购方式变更材料)

(2)采购公告(公示)和采购文件

(3)供应商报名材料

(4)评审过程资料(一般包括开标情况记录、评审会议参与人员情况登记、评审记录与评审报告、评审结果确认等)

(5)评审结果资料(结果公告公示、中标通知书)

(6)中标供应商的响应文件

(7)开标、评审现场录音或录像资料

  4、一般每年向档案馆移交业务档案两次。

五、档案管理员若离开工作岗位,应将有关档案资料及时整理、移交或归档,不得擅自处理或带走。禁止任何人倒卖、涂改、伪造档案。

六、本规定自发布之日起实施。

 

                                                                                                            采购与招标管理中心 

2015年9月11日

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